不少人当需要组织活动时,就会不知如何下手,一筹莫展。希望下面这个的组织活动的说明可以帮助到你。
第一步,针对活动做具体细致的分析。
磨刀不误砍柴功,这一步很重要,千万不要忽视,它决定着活动的成败。这里,建议用“思维导图”来分析,如果有软件就用软件,没有软件用纸笔来画图也可以。
主要分析目的、人物、经费、场所及其它要求等,其中目的和人物要特别注意。目的搞错了就全盘皆输;人物的注意事项,决定活动能不能令人满意,建议将注意事项一一罗列,分发给其他工作伙伴,时刻注意。
第二步,在分析的基调上做活动策划,形成策划书。
到这里,就开始正式策划活动了,建议做一个表格,把各项事务记下来,方便下步形成更具体,更成熟的计划书。
第三步,正式的活动筹备/实施阶段。
1、首先在以上的基础上,形成一个成熟细致的策划书,具体的格式就不讲了,可能各公司的要求不同。
2、根据策划书,做好工作分配表及工作进度表,大致内容设置可以参照下表,但要根据不同的活动来做更细致的划分。如果是复杂的大型活动,进度表另做,可以用甘特图等来表示。
3、采购、现场布置、人员邀请这些细节,按分配表和进度安排还做就可以了,在人员邀请上要特别留意,名单及邀请函要再三确定,且要避开一些忌讳。
第四步,按照安排举行活动
在活动正式开始前,要再次检查现场的细节问题,设备使用、灯关效果等,还有就是要提前提醒关键人物到场。另外,如果是晚会、会议之类的,还要注意安排人控制现场氛围。
第五步,活动后的活动报告撰写
一般在将活动简炼的基础上,加上效果评估、创新点、不足与改进方式就可以了,后面可以附上具体的方案等附件。
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